TETA: Wdrożenie w firmie KPM Agata SA.

Katowickie Przedsiębiorstwo Meblowe Agata SA to firma z polskim kapitałem i o polskich korzeniach. Dzięki swej długoletniej działalności doskonale zna potrzeby i oczekiwania klientów. W ciągu swojej ponad 55-letniej historii KPM Agata SA stała się rozpoznawalnym znakiem będącym połączeniem niepowtarzalnego wzornictwa z wysoką jakością.

Większość dostawców oferuje swoje wyroby wyłącznie w sieci salonów „Agata Meble”. Katowickie Przedsiębiorstwo Meblowe jest również jednym z największych w Polsce importerów mebli oraz dodatków wyposażenia wnętrz z całego świata. KPM Agata SA posiada 13 salonów, magazyn centralny i zatrudnia ponad 1000 pracowników.

Katowicka spółka świetnie sobie radzi na rynku sprzedaży mebli. Coraz większe wymagania klientów oraz trudna sytuacja gospodarki światowej i krajowej nie spowodowały załamania wyników tej firmy. Co więcej, zarząd zdecydował się na inwestycję w nowoczesne technologie, które pozwolą usprawnić funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Kadra zarządzająca doskonale zdaje sobie sprawę , że bierne oczekiwanie na lepsze czasy dla handlu, to czas bezpowrotnie stracony, że należy raczej starać się wyprzedzać konkurencję także poprzez doskonalenie własnych procesów. Takie myślenie świadczy o dojrzałości biznesowej i za takimi myślami podąża zarząd KPM Agaty SA.

Obszarem firmy, który mógł i powinien stać się bardziej wydajny był Dział Personalny. Aby jednak uzyskać oczekiwaną optymalizację procesów konieczna była inwestycja w system informatyczny.

Naszą bolączką było to, że Dział Personalny zbyt wiele energii i czasu poświęcał na zwykłą pracę ręczną przy kopiowaniu informacji. Gdy dane spływały do centrali z wszystkich salonów sprzedaży, trzeba było się z nimi uporać właśnie przez ręczne przepisywanie. Niestety, był to rodzaj pracy ‘chałupniczej’ i koniecznie chcieliśmy to zmienić – mówi Marek Matusiński, Kierownik Działu IT.

O potrzebie zmian mówi także Dominika Beblo, specjalista ds. personalnych, a jednocześnie administrator systemu TETA:

Chcieliśmy usprawnić funkcjonowanie naszego obszaru nie tyle przez nowe rozwiązania w zarządzaniu tzw. twardym HR-em, raczej chcieliśmy zyskać nowe możliwości ewidencjonowania elementów miękkich, czyli np. ocen, szkoleń itp. System na którym pracowaliśmy wcześniej nie był dostosowany do tego typu działań.

Poprzedni system, z którego korzystała firma KPM Agata SA był przeznaczony wyłącznie do działań kadrowo – płacowych i miał zdecydowanie mniejsze możliwości w zakresie raportowania.

Zbyt dużo rzeczy trzeba było wykonywać ręcznie, import danych np. z Excela był zupełnie niemożliwy – mówi Dominika Beblo.

Dużą niedogodnością był także brak połączenia online między oddziałami firmy w zakresie systemu kadrowo – płacowego. Powodowało to istotne opóźnienia w dystrybucji informacji, co znacząco opóźniało realizację procesów zarządczych. Firma stała także przed pilną potrzebą uzyskania dostępu do aktualnych informacji o zmianach prawnych, istotnych dla obszaru personalnego. W tym zakresie odczuwany był poważny deficyt spowodowany rezygnacją firmy z poprzedniego systemu HR.

Aby rozwiązać te problemy,śląska firma zdecydowała się na wdrożenie systemu kadrowo - płacowego TETA Personel.NET (moduły: Administracja kadrami.NET, Płace.NET, Umowy cywilno-prawne.NET, Zarządzanie czasem pracy.NET, Działalność.NET). System zakupiono dla 7 użytkowników; były to także moduły tworzące oprogramowanie HRM, pomocne zarządzaniu zespołem pracowników (moduły: kartoteka pracownicza, urlopy, zarządzanie czasem pracy, absencje, raportowanie).

System, który postanowiono wdrożyć, gwarantuje użytkownikom wiele korzyści, z których najbardziej cenna wydaje się automatyzacja procesów. Właśnie ten problem był kluczowy dla firmy KPM Agata SA. Rozwiązanie firmy TETA gwarantuje szeroką funkcjonalność oraz stabilne i przyjazne użytkownikowi działanie. System dedykowany jest dla firm i instytucji posiadających zaawansowane potrzeby zarówno w zakresie tzw. „twardego” jak i „miękkiego” HR, a więc idealnie pasuje do założeń KPM Agaty SA.

TETA Personel.NET, poza obsługą administracji kadr i naliczania wynagrodzeń, zawiera również szereg dodatkowych narzędzi do obsługi umów cywilnoprawnych, działalności socjalnej, BHP, kasy zapomogowo - pożyczkowej, zarządzania organizacją firmy oraz zarządzania personelem. Funkcjonalność systemu dopełniają specjalistyczne narzędzia, w tym TETA HRM, które stanowi samoobsługową platformę internetową dla pracowników.

Wdrożenie nowego systemu przyniosło wiele oczekiwanych korzyści.

Dzięki systemowi TETA mamy teraz połączenie online w obszarze kadrowo – płacowym. To pozwala na zarządzanie tym obszarem w oparciu o stale aktualne informacje, wymieniane między centralą a innymi jednostkami firmy – podkreśla Marek Matusiński - W branży handlowej, dla firmy o rozproszonej lokalizacji, która posiada kilkanaście jednostek w całej Polsce, jest to wielka korzyść. Dziś, menadżerom firmy Agata trudno już sobie wyobrazić powrót do starych czasów, w których brak łączności online nie tylko spowalniał procesy zarządcze, ale także wystawiał wszystkich na próbę cierpliwości w oczekiwaniu na aktualne informacje potrzebne do pracy.

Nowy system sprawił, że większość informacji, które napływają do centrali z salonów sprzedaży, są wprowadzone do systemu. Wykluczyło to ręczną pracę Działu Personalnego, związaną z przepisywaniem danych. Ta automatyzacja procesów, to ogromna korzyść, podkreślana przez wszystkie osoby pracujące w systemie. TETA, to także pełna kontrola nad operacjami. Teraz już nie pracownik Działu Personalnego, ale sam system sprawdza, czy wprowadzane dane są zgodne z prawem. Jeśli ma miejsce jakiś błąd, to narzędzie ostrzega o tym użytkownika i nie pozwala na kontynuowanie pracy. System TETA rozwiązał także problem braku uaktualnień w zmieniających się przepisach prawnych. W tej chwili informacje te aktualizowane są na bieżąco. Wdrożenie TETA Personel i TETA HRM w firmie KPM Agata SA. Wielką zaletą nowego systemu jest możliwość strategicznego rozwoju firmy w oparciu o produkty firmy TETA.

Na początku wdrożyliśmy tylko część narzędzi do zarządzania w obszarze kadrowo – płacowym. Teraz możemy planować kolejne kroki projektu. To bardzo ważna rzecz, posiadać realne perspektywy rozwoju firmy w poszczególnych obszarach – mówi Marek Matusiński.

Takim elementem rozwoju jest np. proces raportowania, który firma KPM Agata SA w oparciu o system TETA usprawniła już po zakończeniu pierwszego etapu wdrożenia. Dominika Beblo z Działu Personalnego mówi, że z niecierpliwością wyczekuje już kolejnego etapu wdrożenia, w którym uruchomione zostaną te elementy pakietu, które umożliwią zarządzanie miękkimi elementami HR – szkoleniami i ocenami.

W tej chwili częściowy dostęp do informacji z systemu mają kierownicy salonów sprzedaży. Dzięki temu mogą oni sprawniej zaplanować grafiki pracy, wprowadzać informacje o absencjach czy dotyczące urlopów. Oczywiście osoby te nie mają dostępu do wszystkich danych, w systemie przechowywane są informacje poufne. Jednak zarządzanie dostępnością do danych pozwala zachować w tej mierze daleko idącą ostrożność i zapewnić bezpieczeństwo organizacji. Kwestie planowania urlopów docenia zwłaszcza Dominika Beblo:

Proszę sobie wyobrazić sytuację, w której ponad 1000 pracowników dzwoni do mnie i pyta o swój wymiar urlopu – tak było jeszcze do niedawna. Teraz, odpowiedzi na te pytania przygotowuje system informatyczny, a może ich udzielić bezpośredni przełożony zainteresowanej osoby. To jest korzyść nie do przecenienia. I ogromna ulga dla Działu Personalnego.

Bardzo ważną kwestię podkreśla także Marek Matusiński:

System w 100 procentach zapewnia nam bezpieczeństwo. Pracujemy na jednej bazie danych i dane te nie są możliwe do upublicznienia. Transfer informacji z salonów sprzedaży odbywa się za pośrednictwem sieci wewnętrznej, więc nic nie wycieka na zewnątrz.

Fakt, że KPM Agata SA może korzystać z funkcjonalności tego systemu pozwala firmie pozostać na obecnym poziomie zatrudnienia w Dziale Personalnym. Ma to wymierne znaczenie np. w momencie otwierania nowych salonów sprzedaży. Wtedy firma przyjmuje kilkudziesięciu, a nawet kilkuset nowych pracowników. Powoduje to bardzo duży skok w aktywności Działu Personalnego.

Bez systemu firmy TETA, który pozwala na wysoką automatyzację procesów obsługi pracowników, trudno byłoby zrealizować takie zadanie nie angażując większej ilości osób lub pracując o wiele godzin, a nawet dni więcej – mówi Marek Matusiński.

Źródło: TETA