Sage: wdrożenie w Gerling TU na życie S.A.

Gerling TU na życie S.A. to spółka przejmowana zwykle dostosowuje swoje rozwiązania informatyczne do spółki przejmującej. W przypadku towarzystw ubezpieczeniowych Gerling życie i Aspecta życie stało się inaczej. Standard wyznaczył system spółki przejmowanej - nie przypadkowo nosi on nazwę Forte.

Gdy w połowie 2007 r. zarząd Gerling Polska Towarzystwo Ubezpieczeń na życie S.A. rozważał optymalizację swojego systemu zarządzania przedsiębiorstwem, było już jasne, że czeka go połączenie ze spółką Aspecta życie TU S.A.

Aspecta należała do koncernu Talanx (poprzednio znanego pod nazwą HDI), który z kolei przejął wszystkie spółki ubezpieczeniowe Gerlinga, wyrastając na ósmy pod względem wielkości koncern ubezpieczeniowy w Europie, działający w ponad 150 krajach. Procesy globalizacyjne zachodzące w sektorze ubezpieczeniowym są metodą na zwiększenie udziału w rynku przy jednoczesnej redukcji kosztów działalności. Łączące się firmy liczą na wprowadzenie efektywniejszych procesów biznesowych i prodecud obsługi klientów, wykorzystujących najlepsze doświadczenia obu podmiotów.

Dla zarządu Gerlinga życie od początku było jasne, że czeka go połączenie ze spółką Aspecta życie TU S.A. Aspecta należała do koncernu Talanx (poprzednio znanego pod nazwą HDI), który z kolei przejął wszystkie spółki ubezpieczeniowe Gerlinga, wyrastając na ósmy pod względem wielkoŚci koncern ubezpieczeniowy w Europie, działający w ponad 150 krajach. Procesy globalizacyjne zachodzące w sektorze ubezpieczeniowym są metodą na zwiększenie udziału w rynku przy jednoczesnej redukcji kosztów działalności. łączące sięfirmy liczą na wprowadzenie efektywniejszych procesów biznesowych i prodecud obsługi klientów, wykorzystujących najlepsze doświadczenia obu podmiotów. Dla zarządu Gerlinga życie od początku było jasne, że oczekiwania te dotyczą także rozwiązań informatycznych.

Firmy z sektora ubezpieczeniowego w swojej głównej działalności operacyjnej posługują specjalizowanym oprogramowaniem, czyli aplikacjami obsługującymi ich specyficzne procesy.

Chodzi przede wszystkim o naliczanie stawek i prowizji w zależności od tytułu ubezpieczenia lub statusu agenta czy brokera.

Informacje wygenerowane z takiego systemu – komu i ile zapłacić– przesyłane są do systemu finansowo-księgowego. Gerling korzystał z systemu finansowego jednego z zachodnich dostawców, Aspecta zaś – z Systemu Zarządzania Forte. Należało zdecydować siębna jedno z tychrozwiązań. Przy wyborze każdego systemu informatycznego klient chce uzyskać maksimum korzyści biznesowych jak najmniejszym kosztem – sztuka polega na umiejętności zwerbalizowania swoich oczekiwań. HDI Gerling życie te umiejętności dobrze opanował. Przy ocenie rozwiązań brano pod uwagę zarówno kwestie merytoryczne rozwiązań (układ danych, strukturę planu kont, odpowiednie powiązania międzysystemowe), jak i aspekty ekonomiczno-organizacyjne - cenę systemu, czas implementacji i umiejętności konsultantów firmy wdrażającej.

- Mogliśmy zagwarantować implementację systemu w krótkim terminie, nieprzekraczającym dwóch miesięcy. Na naszą korzyść przemawiało także to, że firma Gerling korzystała już z naszego systemu Kadry i Płace i, wybierając oprogramowanie tego samego dostawcy, miała zagwarantowaną automatyczną wymianę danych. Taki jest efekt integracji aplikacji z jednej ręki – mówi Artur Palac, szef projektu ze strony firmy Sage.

Sage dotrzymuje słowa

 Przymiarki do projektu trwały od połowy 2007 r. W listopadzie 2007 r., po kilkakrotnych uzgodnieniach, oferta Sage została przyjęta i w grudniu 2007 r. rozpoczęto analizę przedwdrożeniową.

– Dobrze przeprowadzona analiza to klucz do udanej implementacji systemu. Właściwe rozeznanie w procesach zachodzących w firmie klienta i trafna identyfikacja jego potrzeb to nie tylko gwarancja powodzenia prac wdrożeniowych, ale także podstawa do oceny efektów wdrożenia – uważa Artur Palac.

Wdrożenie rozwiązania – zgodnie z ofertą – trwało dwa miesiące. Złożyły się na nie szkolenie użytkowników, konfiguracja systemów i przeniesienie do nich danych, przygotowanie interfejsów do systemów bankowych, konfiguracji interfejsów do przepływu danych pomiędzy poszczególnymi aplikacjami Systemu Forte (Kadry i Płace, Handel, Środki Trwałe) a programem Finanse i Księgowość oraz asysta wdrożeniowa w trakcie uruchomienia systemu. Najbardziej pracochłonny był etap przenoszenia danych – ze względu na ich jakość– konsultanci Sage współpracowali z poprzednim dostawcą i z klientem.

Przebieg wdrożenia został oceniony pozytywnie, mimo że czas implementacji zbiegł się z niezwykle trudnym dla księgowych okresem – końcem roku.

Spełnione oczekiwania

Wdrożenie systemu finansowo-księgowego w firmie ubezpieczeniowej jest specyficzne. Z jednej strony to zadanie prostsze, bo takie firmy nie są płatnikami VAT i każdy koszt jest kosztem brutto. Z drugiej jednak rozliczanie agentów, brokerów, dostawców jest bardzo skomplikowane.