2BSoft: wdrożenie w Temar

Przedsiębiorstwo Produkcyjno-Handlowe Temar Sp. j. na polskim rynku działa od 1990 roku. Firma jest znanym i cenionym importerem szerokiego asortymentu serów twardych, pleśniowych, topionych i innych z krajów takich jak Niemcy, Holandia, Dania, Szwajcaria, Republika Czeska, Grecja, Austria, Słowacja i Węgry. Współpraca z 37 producentami zagranicznymi odbywa się na zasadzie wyłączności na rynek polski. W ramach działalności firmy zaopatrywane są wszystkie zagraniczne i polskie sieci handlowe w całym kraju oraz klienci rynku tradycyjnego.

W 2004 roku firma uzyskała certyfikat zgodności z wymaganiami norm ISO 9001:2000 oraz HACCP/DS3027:2002 w zakresie usług: Importu, Konfekcjonowania i Dystrybucji Serów i produktów nabiałowych, akredytowanych przez BVQI Polska.

Sytuacja biznesowa przed implementacją systemu - wyzwania

Do 2004 roku firma do obsługi sprzedaży, księgowości i płac wykorzystywała programy DOS-we. Centrala w Katowicach i oddziały - w Warszawie, Poznaniu oraz Gdańsku - pracowały na osobnych bazach danych. Wymiana informacji z centralą odbywała się ze sporym opóźnieniem, co przekładało się na brak możliwości generowania ad hoc niezbędnych raportów.

Analiza stanów magazynowych i długości okresu zalegania towarów na poszczególnych magazynach była czasochłonna, a przez to nieefektywna. Ponieważ zamówienia u dostawców były (i są w dalszym ciągu) wykonywane tylko w centrali uzyskanie właściwego zapotrzebowania dla całej firmy wymagało dodatkowej pracy związanej z przesyłaniem odpowiednich informacji z oddziałów do centrali.

Brak zintegrowanej bazy danych operacyjnych, a co jest z tym związane konieczność przenoszenia danych do centrali w znaczący sposób utrudniały bieżące księgowanie dokumentów i szybki dostęp o informacji o stanie firmy i zachodzących procesach biznesowych.

Współpraca z ogólnopolskimi sieciami handlowymi i konieczność ich obsługi przez kilka oddziałów firmy powodowała trudności z uzyskaniem pełnych, dotyczących sprzedaży do całej sieci, analiz oraz późnienia w kontroli płatności. Ponadto brak nadzoru nad bazami danych w oddziałach uniemożliwiał również prowadzenie polityki ochrony danych.

Dynamiczny rozwój firmy nie szedł w parze rozwojem systemu informatycznego, w skutek czego w znaczny sposób spadła wydolność systemu. W efekcie, dla wsparcia zarządzania firmą, podjęto decyzję o implementacji zintegrowanego systemu informatycznego klasy ERP.

Główne wymagania stawiane przed nowym oprogramowaniem były następujące:
- Rozwiązanie sprawdzone na rynku w branży dystrybucyjnej
- Zapewnienie obsługi wszystkich procesów gospodarczych zachodzących w firmie
- Bezpieczna i płynna praca w strukturze rozproszonej
- Możliwość definiowania własnych zestawień i analiz

Rozwiązanie

Temar Sp.j. podjęła decyzję o wdrożeniu systemu klasy ERP – CDN XL firmy COMARCH. Wybór uzasadniało spełnienie wszystkich wstępnie określonych wymagań. Podstawowym dylematem podczas projektowania technicznego  rozwiązania dla firmy wielodziałowej jest wybór pomiędzy rozwiązaniem off-line oraz on-line. Należy wybierać między pewnym ograniczeniem funkcjonalności i większymi kosztami infrastruktury. System Comarch CDN XL wspiera oba modele działalności. Ze względu na właściwości dystrybuowanych produktów – stosunkowo krótki termin przydatności do spożycia – najistotniejszym kryterium wyboru stała się szybkość uzyskiwania informacji uwzględniającej stany magazynowe w całej firmie oraz możliwość sprawnego zarządzania dostawami do klienta z dowolnego oddziału.

Zastosowanie systemu Comarch CDN XL w strukturze on-line było kosztowniejsze ze względu na wyższe koszty infrastruktury, ale uzyskane korzyści uzasadniały ten wybór. Osiągnięto optymalizację stanów magazynowych przez analizę w czasie rzeczywistym stanów we wszystkich oddziałach.

Dzięki temu ilości zamawiane u dostawców przez centralę uwzględniały rzeczywiste zapotrzebowanie, a tym samym możliwe stało się zmniejszenie zapasów bieżących.
W związku z dużą rotacją towaru niezwykle istotnym elementem była obsługa magazynu wysokiego składowania i identyfikacja partii towaru według daty ważności. W celu zapewnienia szybkiej i sprawnej obsługi w tym zakresie został stworzony interfejs wymiany danych między systemem Comarch CDN XL a zaawansowanymi kolektorami danych do obsługi kompletacji dostaw.

Z systemu Comarch CDN XL do kolektora są wysyłane wszystkie informacje niezbędne do przygotowania dostawy do klienta, a zwrotnie jest wczytywana informacja o rzeczywistych ilościach produktów oraz o magazynierze kompletującym wysyłkę. Ze względu na współpracę z sieciami bardzo istotne było zarządzanie cennikami oraz promocjami.

Oprócz standardowej funkcjonalności systemu Comarch CDN XL została przygotowana procedura umożliwiająca stosowanie „gazetowych” promocji ograniczonych do wybranej hali w ramach danej sieci. Ponieważ stosowane promocje stanowią znaczący koszt sprzedaży został przygotowany zaawansowany mechanizm raportujący koszty poszczególnych akcji promocyjnych, pozwalający oceniać efektywność w odniesieniu do poszczególnych produktów a także klientów.

Wdrożenie w Temar Sp. j. zostało przeprowadzone przez firmę 2BSoft z Gliwic. W październiku 2004 r. została przeprowadzona gruntowna analiza przedwdrożeniowa, która zakończyła się opracowaniem szczegółowego projektu wdrożenia systemu Comarch CDN XL uwzględniającego specyfikę Spółki. W kolejnych etapach realizacji projektu implementacji systemu Comarch CDN XL przeprowadzono instalację i konfigurację systemu, migrację danych oraz przygotowano rozwiązania dedykowane. Po przeprowadzeniu szkoleń pracowników firmy, wraz z początkiem 2005 roku, rozpoczęto rejestrację procesów biznesowych w ramach nowego systemu informatycznego.
Firma Temar korzysta na bieżąco z nowych wersji oprogramowania Comarch CDN XL. W najbliższym czasie planowane jest przejście na wersję 8.0. Na dzień dzisiejszy klient finalizuje testy interfejsu wymiany danych między systemem Comarch CDN XL a zaawansowanymi kolektorami danych do obsługi kompletacji dostaw. Funkcjonalność ta została bowiem dostosowana do wersji 8.0. Ponadto w lipcu 2008 roku firma zainwestowała w nowy serwer – IBM x3500 oraz przeszła na system Windows 2003 oraz SQL Server 2005. Tym samym podjęto decyzję o rozdzieleniu serwera baz danych i serwera terminali. Powyższe zmiany pozytywnie wpłynęły na szybkość działania wykorzystywanego rozwiązania informatycznego.

Korzyści

drożenie Comarch CDN XL przyczyniło się do zautomatyzowania i uproszczenia procesów biznesowych zachodzących w TEMAR Sp. j., w szczególności w zakresie:

1. Przepływu informacji między centralą i oddziałami
- Zapewniono bieżącą rejestrację wszystkich zdarzeń gospodarczych w jednej bazie danych.
- Zapewniono dostępność aktualnych danych o kontrahentach, rozliczeniach, towarach, stanach magazynowych i wielkości sprzedaży.
- Zcentralizowano zarządzanie cennikami i promocjami we wszystkich oddziałach.
- Umożliwiono przeprowadzanie w czasie rzeczywistym analiz uwzględniających całą Spółkę.

2. Procesów logistycznych
- Umożliwiono generowanie zamówień do dostawców z uwzględnieniem bieżących stanów magazynowych w całej Spółce.

3. Gospodarki magazynowej
- Zmniejszono nadmierne koszty zatowarowania.
- Zapewniono identyfikację partii towarów i kompletację dostaw według daty ważności.

4. Księgowości
- Uproszczono procesy księgowe.
- Zlikwidowano opóźnienia w rejestracji dokumentów.

5. Administracji systemem
- Umożliwiono zcentralizowaną administrację systemem.
- Zapewniono bezpieczeństwo bazy danych.

 
„Firma TEMAR jest jednym z największych w Polsce dostawców szerokiego asortymentu serów z importu, jeśli chodzi o ilość artykułów i wolumen. Ze względu na ciągłą rozbudowę spółki i dbałość o satysfakcję klienta, rozpoczęliśmy poszukiwanie nowego systemu. Pod koniec 2004 roku po przeanalizowaniu wielu rozwiązań dostępnych na
rynku, zdecydowaliśmy się na zakup Zintegrowanego Systemu Zarządzania Przedsiębiorstwem Comarch CDN XL. ” - Marcin Klaczak, właściciel TEMAR Sp. j.

„Było kilka powodów, którymi kierowaliśmy się przy wyborze Comarch CDN XL jednak najważniejsze z nich to:
- integralność systemu, w chwili obecnej wszyscy pracownicy w oddziałach oraz w centrali firmy mają dostęp do większości funkcji oraz danych zgromadzonych w systemie, ograniczonych oczywiście poprzez system dozwolonych operacji, zakazów oraz filtrów obowiązkowych i stanowiskowych.
- plastyczność programu dzięki, której możliwe jest integrowanie z systemem własnych funkcji, procedur oraz wydruków, które ułatwiają analizę danych.”- Adam Śpiewok, Informatyk